Неформальные группы и благо компании — вещи совместимые

Представьте, что в отдел пришел новый руководитель. Работа идет неплохо и коллектив хороший, но в какой-то момент руководитель начинает замечать, что среди его подчиненных есть люди, которые пользуются большим авторитетом среди «своих». С ними советуются, просят помощи, делятся идеями. И тогда он осознает, что кроме его должностных полномочий есть еще одна сила, которая обладает большими возможностями влиять на сотрудников в его отделе и на общие результаты работы. И самое неприятное, что с этой силой приходится считаться. Как поступить в такой ситуации? Должен ли руководитель разорвать круг неформальных отношений или лучше оставить все как есть? Для начала давайте разберемся, что собой представляет неформальная группа, и какие цели она преследует.

Итак, что же такое неформальная группа?

Прежде всего, хотим успокоить руководителей, неформальные группы не растут как грибы после дождя.

Неформальная группа в организации это общность людей, не имеющая правового статуса, возникающая спонтанно на основе личных и социальных отношений, общих интересов, взаимных симпатий, в результате тесного взаимодействия между сотрудниками. Причем эта совокупность отношений никак не определяется формальной структурой компании. Чем же отличается формальная группа от неформальной? В неформальной группе мы обращаемся к человеку как личности, а в формальной акцент ставится на занимаемую человеком должность. В неформальной группе лидер получает властные полномочия от членов группы, а не от управленцев организации.(врезка) Такая власть лидера довольно шаткая и не отличается стабильностью, в силу того, что зависит от личного отношения к нему участников группы.

Каждый руководитель наряду со своими должностными (формальными) полномочиями обладает еще и неформальной властью. Как правило, такие управленцы редко являются настоящими неформальными лидерами. Из этого можно сделать вывод, что в любой компании или рабочей группе взаимодействуют формальный и неформальный лидеры.

Неформальный лидер. Кто он?

Это человек, обладающий наивысшим статусом среди членов конкретной неформальной группы. Он выдвигается из членов группы и наделяется неформальной властью, участвует в решении наиболее сложных задач, помогает новичкам адаптироваться к требованиям организации. Обычно неформальный лидер пользуется определенными привилегиями (например, выбирает себе наиболее удобный период отпуска или обеденное время при скользящем графике перерывов). В крупных неформальных группах может быть несколько лидеров, которые в какой-то степени дополняют друг друга. Обычно ими становятся опытные сотрудники, способные оценить рабочие проблемы, дать коллегам ценный совет и донести ключевые вопросы до руководителей.

Руководителю или отделу персонала не всегда удается сразу определить неформального лидера группы. В этом случае нужно внимательно проанализировать поведение членов группы. Как правило, он выполняет представительские функции со стороны группы и постоянно находится в центре внимания коллег, к нему обращаются за советами, то есть, в данном случае можно утверждать, что он является неформальным лидером.

Есть люди, которые воспринимают неформальное лидерство как средство, позволяющее разнообразить рабочие функции, это приносит им удовлетворение. Другие получают возможность удовлетворить свою потребность в общении, третьи нуждаются в признании коллегами собственной значимости, своих умений и опыта, но при этом многие из них не желают принимать на себя ответственность формальной власти.

В каждой группе может быть несколько лидеров, которые лидируют по определенным направлениям, один из которых пользуется наибольшим влиянием. Руководителю советуем взаимодействовать с таким ключевым неформальным лидером. Для чего это нужно? Хотя бы для того, чтобы обеспечить поведение членов группы, способствующее достижению общих целей организации, так как в случае конфликта, мотивация и удовлетворение трудом членов группы резко снижаются. Менеджмент может использовать неформальные организации как источник потенциальных руководителей (формальных лидеров), но нужно отдавать отчет в том, что неформальный лидер не всегда способен превратиться в хорошего управленца.

В моей практике были случаи, когда прекрасный «неформал», наделенный официальной властью, старался всячески избегать ответственности, отдалятся от коллектива. Многие неформальные лидеры критикуют менеджмент компании за безынициативность или неприятие перемен, но когда им поручают руководящую работу, они становятся более консервативными, поскольку панически боятся совершить ошибку и потерять авторитет.

Управление неформальной группой

Для начала необходимо составить визуальный портрет группы, так называемую схему неформальной организации. Определение взаимоотношений внутри группы позволяет выделить лиц, пользующихся наибольшим доверием ее участников. Обычно сбор необходимых данных для создания «портрета» группы осуществляется посредством прямого наблюдения или в ходе анкетирования членов группы. Схема группы позволяет выделить наиболее и наименее авторитетных ее членов.

Поскольку неформальные группы находятся вне сферы контроля менеджмента компании, их невозможно запретить приказом или создать для них регламенты поведения. Руководителям необходимо научиться взаимодействовать с членами группы, оказывать на них свое влияние. Для этого нужно понять и изучить неформальные группы, существующие в компании; знать принятые в них «правила игры». Воздействовать на группу необходимо осторожно, заранее просчитывая последствия подобных действий. Нужно стараться найти компромисс между интересами неформальной группы и интересами организации. В идеале добиться того, чтобы цели группы и компании совпали.

Задача службы персонала и руководства компании заключается в обеспечении движения неформальных групп и сотрудников формальных структур к общим целям и их органичное взаимодействие. Другими словами, неформальные группы должны быть достаточно сильными, чтобы оказывать поддержку менеджменту в решении поставленных задач компании, но руководство компании не должно позволить им занять ведущие позиции.

Проблемы, связанные с неформальными группами

Существование неформальных групп создает определенные проблемы для компании. Одна из основных — противостояние переменам. Каждая группа стремится оградить принятые в ней взаимоотношения от внешнего влияния, от каких-либо изменений. Такое противодействие может похоронить любые изменения в организации, которые будут считаться угрозой для членов группы.

Например, в компании «А» новый руководитель отдела продаж решил поставить под контроль нахождение сотрудников отдела вне офиса. Была заведена специальная тетрадь, в которой работники должны были фиксировать свои уходы из офиса за день, с указанием целей ухода, времени и адреса. Члены неформальной группы отдела решили, что это посягательство на их свободу (до этого было принято более свободное отношение к уходу из офиса). В итоге, нововведение не могло нормально функционировать в течение нескольких месяцев. Кто-то «забывал» записаться или наоборот, все уходы расписывались подробнейшим образом в минутах и даже секундах.

Давление на участников группы. Неформальные группы могут оказывать серьезное давление на своих членов. Групповые взаимодействия тесным образом связаны с ежедневной жизнью сотрудников, которые практически не осознают, что они находятся под мощным прессом коллективных установок. Чем теснее они связаны с группой, тем сильнее оказывается давление. Группы ожидают от своих членов соблюдения установленных требований к поведению, в тоже время, каждый участник волен, принимать или отвергать принятые в ней правила (то есть оставаться в группе или выйти из нее). Такие нормы распространяются как на выполнение рабочих задач, так и на взаимоотношения членов группы в организации. На тех, кто не желает подчиняться правилам, оказывается постоянное давление (психологическое воздействие) до их полной перемены поведения, в крайнем случае, им грозит уход из группы.

Например, в бухгалтерию одной торговой компании пришла новая бухгалтер, которая с первых дней стала усердно трудиться, быстро и качественно исполнять свои служебные обязанности и задания. Но, в отделе было принято работать спокойно и размеренно, «не напрягаться», жаловаться руководству на нехватку времени и большое количество работы. Поэтому новый бухгалтер была воспринята отделом как угроза имеющемуся благополучию. На нее стали оказывать давление, и если это не давало должного эффекта, доносили искаженную информацию о ее работе руководителю. В итоге с работницей расстались по окончании испытательного срока, как с не прошедшей предварительное испытание.

Конфликты между участниками группы, ролевые конфликты. Деятельность компании осложняется ролевыми конфликтами, когда сотрудники пытаются соответствовать как требованиям неформальных групп, так и требованиям работодателя. То, что хорошо для работников, не всегда приемлемо для организации. Осложняет работу организации внутригрупповые конфликты между участниками. Ведь когда работники заняты внутригрупповым противостоянием, выполнение своей работы отходит на второй план.

Достоинства неформальных групп

Помимо проблем неформальные группы обладают и рядом достоинств. Особое значение приобретает их взаимодействие с формальной структурой, которое определяет эффективность компании. Важнейшая задача руководителя поставить существующие неформальные группы в организации на службу целям и задачам компании.

Облегчение управленческой нагрузки. Когда неформальная группа поддерживает цели организации, исчезает необходимость жесткого контроля, так как порядок поддерживается самими членами группы. Появляется возможность делегирования полномочий. Поддержка официального курса компании неформальными группами способствует укреплению взаимодействия работников и отделов организации, повышению производительности и реализации принятых планов.

Увеличение уровня мотивации и удовлетворения работой. Неформальные группы способны подтягивать отстающих сотрудников к общему уровню. Если работник не силен в выполнении своих должностных обязанностей или не знает каких-либо нюансов работы, неформальную помощь может оказать подчиненный или коллега. Это приводит к повышению общего уровня работы в отделе или компании в целом. Кроме того, деятельность неформальных групп может привести к повышению уровня мотивации сотрудников и стабильности рабочих групп.

Хороший коммуникативный канал. Нередко неформальная группа становится весьма эффективным коммуникативным каналом, позитивно воздействует на формирование чувства причастности, повышение квалификации своих членов, их ориентацию в рабочей среде. Дружеское, открытое обсуждение возникших трудностей у участников группы (как личных, так и производственных) в узком кругу способствует уменьшению стрессов работников.

Достоинства неформальных групп проявляются наиболее ярко в группах, в которых члены группы поддерживают друг друга, полагаются на помощь коллег, стремятся к пребыванию в рядах коллектива. Показатели производительности участников сплоченной группы стабильны, отсутствует (незначительный уровень) текучесть кадров.